12 procesov v e-shope, ktoré môžete automatizovať hneď teraz

Prevádzka e-shopu nie je len o prijímaní objednávok. Každý deň riešite platby, faktúry, sklad, expedíciu, dostupnosť tovaru, komunikáciu so zákazníkmi alebo doklady od dodávateľov.

Veľa týchto činností ale nie je nutné robiť ručne. Pokiaľ je e-shop dobre prepojený s POHODOU, mnoho opakujúcich sa úkonov je možné automatizovať – od zmien stavov objednávok až po vystavovanie dokladov, upomienky alebo prácu so skladovými zásobami. BSSHOP vie napríklad automatizovane meniť stavy objednávok podľa toho, či je tovar na sklade, pripravený na expedíciu, čaká na platbu alebo na naskladnenie. Na tieto stavy je možné nadviazať e-mailové či SMS notifikácie.

Automatické stavy objednávok

Namiesto ručnej kontroly každej objednávky môže systém sám vyhodnotiť, v akom stave sa objednávka nachádza. Napríklad pozná, že je objednávka kompletne skladom, čaká na platbu, je pripravená na expedíciu alebo pripravená na osobný odber. U objednávok je v POHODE zároveň možné zobrazovať prehľadné štítky ako „Čaká na platbu“, „Pripravené na expedíciu“, „Pripraviť na odber“ alebo „Expedované“. Na tieto stavy je možné nadviazať automatické e-mailové alebo SMS notifikácie.

Prínos:
Vaši ľudia nemusia ručne strážiť každú objednávku. Systém im sám napovie, čo sa má stať ďalej.

Automatické vystavovanie a rozosielanie dokladov

U objednávok platených vopred je možné automaticky vytvoriť zálohovú faktúru podľa nastavených pravidiel. Napríklad pri platbe prevodom sa môže zálohová faktúra vystaviť automaticky hneď po vytvorení objednávky. U online platieb naopak až vo chvíli, keď je objednávka skutočne zaplatená. Rovnako tak je možné automatizovať aj rozosielanie PDF dokladov zákazníkom. PDF dokumenty môžu vychádzať z tlačových zostáv v POHODE a zákazník ich môže obdržať e-mailom alebo si ich stiahnuť po prihlásení priamo v e-shope.

Prínos:
Menej ručné administratívy, rýchlejšia práca s dokladmi a menšie riziko chyby pri vystavovaní alebo odosielaní faktúr.

Automatické načítanie avíz z banky a párovanie platieb

Pokiaľ zákazník platí prevodom, často je potrebné kontrolovať, či už platba dorazila. To ale nemusí robiť človek ručne. Systém môže načítať avíza z banky v POHODE, párovať platby s objednávkami a podľa toho meniť ich stav.

Prínos:
Odpadá ručná kontrola bankového účtu a objednávky sa môžu rýchlejšie posunúť na expedíciu.

Upomienky neuhradených a nevyzdvihnutých objednávok

Nie každý zákazník zaplatí objednávku hneď. Niekto zabudne, niekto platbu odloží a niekto objednávku nedokončí. Automatická upomienka môže zákazníkovi po určitej dobe pripomenúť, že jeho objednávka stále čaká na úhradu. Podobne je možné pripomínať aj nevyzdvihnuté osobné odbery – napríklad vo chvíli, keď je objednávka pripravená na vyzdvihnutie, ale zákazník si ju niekoľko dní nevyzdvihol.

Prínos:  
Zvýšite šancu, že zákazník objednávku doplatí alebo vyzdvihne bez toho, aby ho musel niekto ručne kontaktovať.  

 

Automatické stornovanie neaktívnych objednávok

Niektoré objednávky zostávajú dlho nezaplatené alebo dlho pripravené na vyzdvihnutie. Ručné stráženie týchto prípadov je zbytočne pracné. Automatizácia môže po nastavenom počte dní objednávku stornovať - napríklad ak je stále nezaplatená alebo ak si ju zákazník nevyzdvihol. Túto logiku je možné nastaviť podľa konkrétnych podmienok.

Prínos:
E-shop sa automaticky čistí od objednávok, ktoré už pravdepodobne nebudú dokončené.

Automatický import dokladov do POHODY

Pokiaľ ručne prepisujete faktúry, príjemky alebo iné doklady od dodávateľov do POHODY, ide o ideálny proces pre automatizáciu. Doklad stačí uložiť do určenej zložky, prípadne ho systém môže automaticky stiahnuť od dodávateľa. Následne sa dáta spracujú a naimportujú priamo do POHODY. Týmto spôsobom je možné automatizovať napríklad prácu s prijatými faktúrami, príjemkami alebo ďalšími typmi dokladov .

Prínos :
Menej ručného prepisovania, rýchlejšie spracovanie dodávateľských dokladov a nižšie riziko chýb v účtovných alebo skladových dátach.

Múdra rezervácia tovaru podľa poradia objednávok

Pri skladových položkách je dôležité vedieť, pre koho je tovar skutočne rezervovaný. Inak môže vzniknúť chaos - hlavne vo chvíli, keď je položiek málo a objednávok veľa. BSSHOP umožňuje inteligentnú rezerváciu , kedy sú skladové položky rezervované podľa poradia prijatých objednávok. Pri položkách objednávky je možné zároveň zobrazovať informácie o dostupnosti, stave zásob, rezerváciách alebo chýbajúcom množstve.

Prínos:
Lepší prehľad o dostupnosti tovaru a férovejšej práce s objednávkami podľa ich poradia.

Automatické importy od dodávateľov

Pokiaľ pracujete s dátami od dodávateľov, nemusíte produkty, ceny a dostupnosť aktualizovať ručne. Importy môžu automaticky spracovávať rôzne zdroje dát – XML, CSV, Excel alebo individuálne podklady. Systém môže zakladať nové produkty, aktualizovať zmenené položky a sťahovať z ponuky produkty, ktoré už dodávateľ nemá. V zložitejších prípadoch je možné využiť aj agregáciu dodávateľských dát a vyberať preferovaného dodávateľa napríklad podľa dostupnosti alebo najnižšej nákupnej ceny.

Prínos:
Aktuálnejšia ponuka, menej ručná práca a menšie riziko, že predávate tovar, ktorý už dodávateľ nemá.

AI asistent ako virtuálny predavač na e-shope

Automatizácia dnes nemusí pomáhať iba vo vnútri firmy. Môže pomáhať aj priamo zákazníkom pri nákupe. Nákupný AI asistent je chatovací pomocník vstavaný do e-shopu, ktorý komunikuje so zákazníkom prirodzeným jazykom. Funguje podobne ako virtuálny predavač - pýta sa na požiadavky, vyhľadáva vhodné produkty, odporúča alternatívy, môže vložiť produkt do košíka a pomôcť zákazníkovi dokončiť objednávku. Zákazník sa ho môže opýtať na produkty, informácie z e-shopu, stav konkrétnej objednávky alebo údaje zo svojho používateľského účtu. Asistent má k dispozícii vybrané nástroje na prácu s dátami e-shopu, napríklad katalóg, košík alebo informačné stránky. Zároveň je vhodné jasne vymedziť, na čo určený nie je. Neslúži na zmeny objednávok, individuálne výpočty ani na otázky mimo e-shop.

Prínos:
Lepšia zákaznícka skúsenosť, menej jednoduchých otázok na zákaznícku podporu a vyššia šanca, že zákazník nájde správny produkt a dokončí objednávku.

Automatické reporty a notifikácie

E-shop môže pravidelne pripravovať reporty z objednávok, zásob, adresára alebo iných agend. Napríklad zoznam produktov s nulovou cenou, produkty skladom, ktoré nie sú na internete, obraty za určité obdobie alebo objednávky z predchádzajúceho dňa vrátane obrázkov produktov. Reporty je možné posielať automaticky e-mailom, ukladať na server alebo vystaviť na URL adrese.

Prínos:  
Dôležité informácie dostanete automaticky, bez ručného hľadania v systéme.  

 

Automatické preklady produktov a kategórií

Pokiaľ e-shop funguje vo viacerých jazykových verziách, preklady produktov a kategórií môžu zabrať veľa času. Ručné prekladanie názvov, popisov, SEO titulkov alebo meta popisov je pracné a pri väčšom množstve položiek ľahko vznikajú nepresnosti alebo neaktuálne texty. Automatizácia tento proces výrazne zjednodušuje. Systém môže automaticky prekladať názvy produktov, krátke aj dlhé popisy, SEO údaje, názvy kategórií, popisy kategórií aj ďalšie texty používané v e-shope. Na preklady je možné využiť rôzne nástroje, napríklad OpenAI, Google Translate alebo DeepL.
Preklady môžu slúžiť ako prvý návrh na kontrolu, alebo ich možno pri jednoduchších textoch používať automaticky podľa nastavených pravidiel.

Prínos:
Rýchlejšia príprava jazykových mutácií e-shopu, menej ručnej práce a jednoduchšia správa viacjazyčného sortimentu.

Automatické generovanie darčekových poukazov po zakúpení

Darčekové poukazy sú obľúbené hlavne v období Vianoc, narodenín alebo iných príležitostí, kedy zákazník potrebuje rýchly darček. Často sa ale kupujú na poslednú chvíľu – a práve vtedy je dôležité, aby ich zákazník dostal čo najrýchlejšie. Pokiaľ zákazník zakúpi na e-shope darčekový poukaz a rovno ho zaplatí online platbou, môže systém poukaz automaticky vygenerovať a odoslať mu ho e-mailom napríklad vo formáte PDF na vytlačenie. Poukaz tak zákazník obdrží bez ručného zásahu obsluhy e-shopu. Automatizácia môže zároveň zaistiť vytvorenie unikátneho kódu poukazu, jeho napojenie na objednávku, odoslanie zákazníkovi a prípadne aj evidenciu pre neskoršie uplatnenie.
Prínos:
Zákazník získa darčekový poukaz ihneď po zaplatení, e-shop nemusí poukazy ručne vytvárať a celý proces funguje aj mimo pracovného času alebo v období zvýšenej prevádzky.

Vytvorila: Pavlína Zárubová, dňa 4. 8. 2026